KBC ZANZIBAR VZW

HUISHOUDELIJK REGLEMENT ( HR )

INHOUD

Organigram

I. Raad van Bestuur ( RvB ) Samenstelling en opdracht

II. Dagelijks Bestuur ( DB ) Samenstelling, werking en opdrachten

III. Lidmaatschap ( categorieën, lidmaatschapsgeld )

IV. Sportactiviteiten ( inschrijving, kledij, houding, arbitrage, belet )

V. Administratie ( wedstrijduitslagen, financiën )

VI. Boekhouding

VII. Sponsoring

VIII. Allerlei

STATUTEN

I. Benaming, zetel, doel, duur

II. Lidmaatschap

III. Algemene vergadering

IV. Raad van Bestuur

V. Dagelijks bestuur

VI. Commissarissen

VII. Algemene bepalingen

Inleiding

Dit HR wil een leidraad zijn om de dagelijkse gang van zaken in de club vlot te laten verlopen en de statuten verder uit te diepen. Dit HR kan tevens en te allen tijde door het dagelijkse bestuur worden aangepast of bijgewerkt volgens de noden van de club.

Leiding geven is niet gemakkelijk, doch het bestuur is er van overtuigd dat het echte clubleven maar in stand kan gehouden worden indien zowel het bestuur als de leden de clubreglementen strikt willen toepassen in een geest van verdraagzaamheid, respect en solidariteit

Organigram ( zie bijlage 1 )

I. Raad van Bestuur ( RvB ) Samenstelling en opdracht

Art 1. De RvB is samengesteld uit minstens 3 en hoogstens 10 leden die aangeduid werden bij de statutaire algemene vergadering (AV) en deel uitmaken van de actieve leden van de vzw.

Art 2. De taak van de RvB bestaat uit :

- permanent toezicht op de correcte naleving van de statuten van de club en, in

voorkomend geval, de statuten laten aanpassen bij een statutaire vergadering

- nazicht van de financiële boekhouding, die nadien ter goedkeuring aan de algemene vergadering wordt voorgelegd

- organisatie van de jaarlijkse statutaire algemene vergadering zoals voorzien in de statuten

- controle op de werking van het dagelijkse bestuur.

Art 3. De RvB vergadert éénmaal per maand, in principe de 2^de vrijdag van de maand.

Art 4. De voorzitter zal de vergaderingen voorzitten en de vereniging vertegenwoordigen op plechtigheden en finales. Hij houdt toezicht op de dagelijkse werking van de bestuursleden en zal gepast optreden. Bij afwezigheid gaan zijn bevoegdheden over op de ondervoorzitter.

Art 5. De ondervoorzitter heeft een PR-functie ten overstaan van de andere clubs, de biljartbond of de pers. Hij houdt toezicht op de organisatie van festiviteiten. Tevens steunt hij de sportbestuurder bij de organisatie van de NIDM.

Art 6. De secretaris staat in voor de administratieve taken van de vereniging. Inzonderheid stelt hij de verslagen op van de statutaire vergaderingen, evenals van de gewone leden-, en bestuursvergaderingen. Hij vervult alle administratieve taken met betrekking tot de stemmingen op de algemene vergadering.

Art 7. De sportbestuurder is verantwoordelijk voor het gehele sportgebeuren. Hij organiseert de oproepingen van scheidsrechters, optekenaars of spelers. Hij geeft de uitslagen door aan de KBBB en controleert de gemiddelden en de eventuele promoties. Hij zorgt voor de inschrijvingen der spelers ( individueel, interclub, tornooien, enz..).

Art 8. De penningmeester is verantwoordelijk voor de financiële gang van zaken in de vereniging (inning van lidmaatschapsgelden, betaling van facturen, enz..) en geeft op de maandelijkse ledenvergadering overzicht van de kastoestand. Bij het afsluiten van het boekjaar maakt hij het bilan op ter voorlegging aan de algemene vergadering.

Art 9. De commissarissen krijgen een specifieke taak toegewezen naargelang de noden van de vereniging. Deze taak wordt bepaald door de RvB in gemeen overleg met betrokkenen.

De club heeft maximum 4 ( vier) commissarissen:

twee (2) commissarissen, afgevaardigden van de effectieve leden

één (1) commissaris afgevaardigde van de toetredende (spelende) leden.

één (1) commissaris afgevaardigde van de ereleden

Voorafgaandelijk aan de statutaire vergaderingen zullen zij de andere leden raadplegen en stemmen volgens hun meerderheidsoordeel.

II. Dagelijks Bestuur ( DB ) Samenstelling, werking en opdrachten

Art 10. Het DB is samengesteld uit 4 ( vier) leden van de RvB, zijnde:

- voorzitter

- sportbestuurder

- penningmeester

- secretaris

In speciale gevallen kan het DB versterkt worden ( vb. speciale gebeurtenissen)

Tenzij anders bepaald, hebben deze bijkomende leden enkel een adviserende functie.

Art 11. Het DB organiseert jaarlijks zeven gewone ledenvergaderingen waarop de werking van de club, de stand van zaken op sportief en financieel vlak, festiviteiten enz …m.a.w. de voorbije en toekomende clubactiviteiten worden toegelicht.

Art 12. Het DB brengt maandelijks verslag uit aan de RvB tijdens de maandelijkse vergadering van de RvB.

III.Lidmaatschap (categorieën ,lidmaatschapsgeld)

Art 13. KBC ZANZIBAR vzw is aangesloten bij de Koninklijke Belgische Biljartbond

( KBBB ). Door aan te sluiten bij KBC ZANZIBAR vzw verbinden alle leden zich ertoe zowel de reglementen van de KBBB als de statuten en het huishoudelijke reglement van de club na te leven.

Art 14. De vereniging kent vijf (5 ) categorieën van leden:

1° Effectieve leden : dit zijn de leden die actief zijn in de VZW ( de RvB en de commissarissen )

2° Toetredende leden:ook spelende leden genoemd, met alle rechten en plichten van een clublid, doch zonder actief te zijn in de VZW.

3° Ereleden : onder bepaalde voorwaarden en jaarlijks bepaald door de RvB kunnen leden erkend worden als erelid

4° Hulpleden : personen die niet biljarten, kunnen zich, zonder lidmaatschapsgeld te betalen, aansluiten bij de vereniging als “hulplid”. Zij “verdienen” hun aansluiting door hulp te verschaffen bij bijzondere gelegenheden zoals het restaurantweekend, kampioenschappen of andere festiviteiten. Hulpleden kunnen aan dezelfde voorwaarden als de andere leden deelnemen aan de door de vereniging georganiseerde activiteiten.

Art 15. Nieuwe leden worden met gewone meerderheid van stemmen op de RvB aanvaard.

Art 16. Het lidmaatschapsgeld wordt jaarlijks bepaald door de RvB, dient betaald te worden vóór 15 juni voor het volgende seizoen en is voor alle leden gelijk. Hulpleden en jeugdspelers ( min 19 j ) betalen geen lidmaatschapsgeld.

In dit lidmaatschapsgeld is de jaarlijkse bijdrage aan de KBBB begrepen.

Een lid dat zijn lidmaatschapsgeld niet betaalt, wordt geacht ontslag te nemen.

Aan spelende leden wordt bovendien het bedrag van € 25 gevraagd voor steun aan het jaarlijks restaurantweekend ( Resto-WE ). Bij deelname aan het Resto-WE ontvangen zij hetzelfde bedrag in waardebonnen terug.

IV. Sportactiviteiten (inschrijving, kledij, houding, arbitrage, belet)

Art 17. Inschrijving voor de interclubwedstrijden (NIDM, Beker der Gewesten, Mixte, etc…) en voor de individuele criteriumwedstrijden gebeurt éénmaal per jaar tijdens de maand juni en geldt voor het volgende seizoen. Alle leden ontvangen voorafgaandelijk een formulier waarop de gewenste sportactiviteiten kunnen ingevuld worden. In de mate van het mogelijke zal de sportbestuurder, eventueel in samenspraak met betrokkenen, rekening houden met hun desiderata. Leden die het inschrijvingsformulier niet of laattijdig insturen, worden verondersteld geen interesse te hebben voor deze activiteiten.

Art 18.. De aankondigingen van bekerwedstrijden zullen in de mate van het mogelijke op onze website geplaatst worden. Inschrijvingen gebeuren op de aankondigingen aan het clubbord of via e-mail aan de sportbestuurder. Deze waarschuwt betrokkenen en bezorgt hun tijdig het programma.

Art 19. De sportkledij bestaat uit

- wit hemd al dan niet met sponsoropdruk

- gilet met club- en sponsorbadge (*)

- vlinderdas (bij finales of bijzondere gelegenheden)

- donkere broek ( geen jeans )

- zwarte schoenen

(*)Bij grote warmte en in gemeen overleg met de tegenstrever(s) mag het gilet achterwege gelaten worden op voorwaarde dat het clubembleem op de linkerborstzak aanwezig is.

Het gilet en twee witte hemden worden door de club geleverd. Hiervoor dient een waarborg van € 25 betaald, die bij teruggave van de kledij terugbetaald wordt.

Art 20. Sportief gedrag

Voor , tijdens en na de wedstrijden zullen de clubleden zich te allen tijde sportief gedragen zowel als speler, toeschouwer, scheidsrechter of optekenaar. Morren, ongepaste opmerkingen, gooien met het krijt enz… zijn uit den boze.

Bij repetitief wangedrag kan de RvB een sanctie uitspreken.

Art 21. Arbitrages:

Alle spelers kunnen worden aangeduid als scheidsrechter of optekenaar, waarbij de stelregel geldt “Die veel speelt, wordt dikwijls aangeduid”. Een verwittigingkaart met de nodige gegevens zal door de sportbestuurder tijdig in het briefvak van betrokkenen gedeponeerd worden. Spelers die een e-mail adres hebben, worden langs deze weg verwittigd.

Spelers die zich systematisch onttrekken aan deze arbitrages, zullen uit de competities geweerd worden.

Art 22. Belet: Een speler die belet is op de voorziene datum dient als volgt te reageren:

-Individueel criterium: neem contact met je tegenstrever(s) , tracht een nieuwe datum af te spreken (steeds vroeger dan voorzien) en breng de sportbestuurder hiervan op de hoogte.

Bij een thuiswedstrijd worden scheidsrechters, aantekenaars, gewestelijke- en /of districtsportbestuurders door hem gewaarschuwd.

-Interclub /bekerwedstrijd: verwittig de sportbestuurder

-Wisselbeker/tornooi: verwittig de sportbestuurder die een vervanger zoekt.Indien de ploeg wint en verder gaat, heeft de vervanger het recht verder te spelen in de volgende rondes

-Scheidsrechter / optekenaar: zoek zelf een vervanger.

Art23. Website www.kbczanzibar.be

Op deze site zijn alle uit- en thuiswedstrijden, arbitrages, enz … van de lopende en toekomende week te vinden, evenals een hele resem andere informatie over de club.

V. Administratie ( wedstrijduitslagen, financiën )

Art 24. Het lokaal beschikt over een faxtoestel. Bij thuiswedstrijden worden de spelers verzocht hun uitslagen, zowel individueel als per ploeg, door te faxen naar de betreffende gewest- of districtsportbestuurder, onmiddellijk na afloop van de wedstrijden. De dubbels worden in de brievenbus van de sportbestuurder gedeponeerd.

Art 25. Bij uitwedstrijden wordt alleen een afschrift of dubbel van het uitslagenblad in de brievenbus van de sportbestuurder gedeponeerd.

Art 26. Gebruik van de biljarts is gratis voor alle officiële thuiswedstrijden. In alle andere gevallen dienen de spelers af te rekenen met de uitbater ( betaling per uur of jaarabonnement).

Art 27. Inschrijvingskosten voor tornooien of wisselbekers waarvoor de club uitgenodigd werd ( zie clubbord en website ) worden door de club terugbetaald. Individuele inschrijvingen in andere tornooien worden terugbetaald tot een maximumbedrag van € 15 per speler en mits voorlegging van het schriftelijke inschrijvingsbewijs. Dit bedrag kan jaarlijks aangepast worden door de RvB.

VI. Boekhouding

Art 28. Er bestaat één kas waarvoor de boekhouding wordt gehouden in overeenstemming met de wet van 2 mei 2002 mbt de VZW's, met dien verstande dat

" UITGAVEN" en " ONTVANGSTEN" op eenzelfde blad worden bijgehouden. In deze kas wordt onderscheid gemaakt tussen “ clubgelden” en “ sponsorgelden”

Clubgelden of Clubkas

Inkomsten: lidmaatschapsgelden van de leden, inkomsten van het restaurantweekend, bijdragen voor festiviteiten, tussenkomsten, enz.

Uitgaven: bijdrage KBBB, deelname inter-clubs en/of bekerwedstrijden, biljartlakens en

- ballen, sportkledij, consumpties bij vergaderingen, enz.

Sponsorgelden of Sponsorkas

Inkomsten: vrijwillige stortingen van sponsors

Uitgaven: onkostenvergoeding van sommige spelers bij beslissing van de RvB

Art 29. De VZW beschikt over twee bankrekeningen bij BNP PARIBAS FORTIS, zijnde

een zichtrekening BIC GEBABEBB / IBAN BE60 0014 0122 0570

een spaarrekening BIC GEBABEBB / IBAN BE39 0354 4846 7619

Art 30. Het boekjaar vangt aan op 01 september en eindigt op 31 augustus van het jaar daarop.

Jaarlijks, na afsluiting van het boekjaar, wordt de boekhouding gecontroleerd door

2 commissarissen, aangeduid door de RvB.

Hun bevindingen worden voorgelegd aan de Algemene Vergadering.

Een summier verslag wordt overgemaakt aan de Rechtbank van Koophandel.

Art 31. Ieder lid van de club kan te allen tijde inzage krijgen in de boekhouding Daar de boekhouding niet in het sportlokaal bewaard wordt, maakt hij/zij hiervoor een afspraak met de penningmeester.

VII Sponsoring

Art 32.

Individuele sponsoring kan enkel in uitzonderlijke gevallen, na voorlegging aan en goedkeuring door de RvB. ( bv geen belangenvermenging met bestaande sponsors)

Teamsponsoring: iedere speler mag een mogelijke teamsponsor aanbrengen. Extra teamsponsoring mag in geen geval de belangen van bestaande sponsors schaden.

Het al of niet aanvaarden van de sponsoring, net als de vorm ervan, blijft een beslissing van de RvB.

Voor elke teamsponsoring komt een minimumvergoeding ten gunste van de club:

voor een NIDM-team € 250

voor andere teams € 125.

Alle daarboven bedongen bedragen en voordelen komen ten goede aan het team.

VII Allerlei

Art 33. Festiviteiten

De club organiseert volgende festiviteiten:

Opening van het seizoen bij de eerste thuiswedstrijd in NIDM Afd.1 wordt een receptie gegeven. ( De burgemeester van Leuven is hierop uitgenodigd )

Resto-WE tijdens het tweede of derde weekend van oktober.

Nieuwjaarsreceptie tijdens eerste of tweede zaterdag van januari.

Afsluiting seizoen datum afhankelijk van inter-clubs en clubkampioenschap

Bovendien wordt elke district- of gewestfinale afgesloten met een kleine receptie.

Art34. (Later)

Bijlage aan het HUISHOUDELIJKE REGLEMENT
Organigram KBC ZANZIBAR LEUVEN vzw
EFFECTIEVE LEDEN	ERELEDEN	TOETREDENDE LEDEN
( ALGEMENE VERGADERING )
( AV )
RAAD van BESTUUR(RvB)
(Verkozen door AV)
Voorzitter
Ondervoorzitter
Secretaris
Penningmeester
Sportbestuurder
1°Commissaris ( effectieve leden)
2°Commissaris ( effectieve leden)
3°Commissaris ( ereleden )
4°Commissaris( toetredende leden)
DAGELIJKS BESTUUR ( DB )
( Verkozen door RvB)
Voorzitter
Secretaris
Penningmeester
Sportbestuurder
Commentaar
1)Effectieve leden: vroeger "werkende leden" maken deel uit van de vzw
2)Ereleden: erkend door de RvB wegens hun verdiensten.Zij hebben GEEN stemrecht
3)Toegetreden leden:vroeger "niet-werkende leden", spelende leden die zich niet bemoeien
met het bestuur van de club.Zij hebben GEEN stemrecht
4)Algemene Vergadering ( AV ):ALLE effectieve leden maken deel uit van de AV
Vergadert 1 maal/jaar eind september of na oproep RvB of 1/20 van de effectieve leden
Het zijn de ENIGE leden die STEMRECHT hebben
5)Raad van Bestuur ( RvB ): aangesteld door de AV voor een bepaalde periode (vb 2 jaar)
Voorstel: aanstelling voorzitter, sportbestuurder,commissaris op de pare jaren
aanstelling ondervoorzitter, secretaris, penningmeester, commissaris op
de onpare jaren
Vergadert 1 maal/maand of bij speciale gelegenheden
6)Dagelijks Bestuur( DB ): voorzitter, secretaris, penningmeester en sportbestuurder brengen
maandelijks verslag uit aan de RvB
7)Commissarissen:in principe één commissaris per ledengroep en aangesteld door
de AV voor beperkte duur
Hun opdracht wordt beschreven in de aanstelling maar kan door de RvB aangepast
worden naargelang de omstandigheden